Declaración de IVA en Ecuador 2025: Guía Completa Paso a Paso

La declaración mensual del IVA (Impuesto al Valor Agregado) es una de las obligaciones tributarias más importantes para las empresas en Ecuador. En esta guía completa y actualizada para 2025, te explicamos paso a paso cómo realizar tu declaración correctamente, evitar sanciones del SRI y optimizar tus créditos tributarios.

¿Quiénes Deben Declarar el IVA?

Están obligados a declarar el IVA mensualmente todos los contribuyentes que:

• Realicen transferencias de dominio de bienes muebles de naturaleza corporal
• Presten servicios gravados con IVA (tarifa 15% o 0%)
• Importen bienes al territorio ecuatoriano
• Sean agentes de retención del IVA designados por el SRI
• Tengan RUC activo, incluso si no tuvieron movimientos en el período
• Realicen actividades de comercio electrónico o economía digital

Fechas Límite de Declaración según el 9º Dígito del RUC

El SRI establece un calendario escalonado basado en el noveno dígito del RUC del contribuyente:

• 9º dígito = 1: Hasta el 10 del mes siguiente
• 9º dígito = 2: Hasta el 12 del mes siguiente
• 9º dígito = 3: Hasta el 14 del mes siguiente
• 9º dígito = 4: Hasta el 16 del mes siguiente
• 9º dígito = 5: Hasta el 18 del mes siguiente
• 9º dígito = 6: Hasta el 20 del mes siguiente
• 9º dígito = 7: Hasta el 22 del mes siguiente
• 9º dígito = 8: Hasta el 24 del mes siguiente
• 9º dígito = 9: Hasta el 26 del mes siguiente
• 9º dígito = 0: Hasta el 28 del mes siguiente

Formularios para la Declaración de IVA

El SRI utiliza dos formularios principales para la declaración del IVA:

• Formulario 104: Exclusivo para contribuyentes especiales y exportadores habituales. Incluye secciones adicionales para control y mayor detalle.
• Formulario 104A: Para el resto de contribuyentes (sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad). Es el formulario más común y simplificado.

Información y Documentos Necesarios

Antes de iniciar tu declaración de IVA, asegúrate de tener organizada la siguiente información:

• Ventas del período: Todas las facturas emitidas, separadas por tarifa de IVA (15%, 0%, no objeto)
• Compras y gastos: Todas las facturas recibidas de proveedores con IVA desglosado
• Retenciones recibidas: Comprobantes de retención de IVA que te emitieron tus clientes
• Retenciones efectuadas: Comprobantes de retención de IVA que emitiste a tus proveedores
• Notas de crédito y débito: Tanto emitidas como recibidas en el período
• Importaciones: Declaraciones aduaneras (DAI) si realizaste importaciones
• Liquidaciones de compra: Si adquiriste bienes/servicios a personas sin RUC

Guía Paso a Paso: Cómo Declarar el IVA en el Portal SRI

Sigue estos pasos detalladamente para completar tu declaración de IVA:

• Paso 1 - Acceso: Ingresa al portal www.sri.gob.ec con tu usuario (RUC) y contraseña.
• Paso 2 - Navegación: Selecciona el menú "SRI en Línea" > "Declaraciones" > "Elaboración y Envío de Declaraciones".
• Paso 3 - Selección de formulario: Escoge "Formulario 104" o "104A" según corresponda.
• Paso 4 - Período fiscal: Selecciona el mes y año que vas a declarar.
• Paso 5 - Sección VENTAS (casillas 401-499): Ingresa tus ventas separadas por tarifa: 15%, 0%, no objeto de IVA.
• Paso 6 - Sección COMPRAS (casillas 501-599): Registra tus compras deducibles separadas por tarifa de IVA.
• Paso 7 - Sección RETENCIONES (casillas 721-799): Ingresa las retenciones de IVA que te realizaron.
• Paso 8 - Revisión del resumen: Verifica el cálculo automático del RESUMEN IMPOSITIVO.
• Paso 9 - Validación: Revisa que toda la información ingresada sea correcta y coincida con tus registros.
• Paso 10 - Firma electrónica: Firma la declaración usando tu certificado digital (TOKEN o archivo .p12).
• Paso 11 - Envío: Envía la declaración al SRI y guarda el comprobante electrónico.
• Paso 12 - Pago: Si resulta valor a pagar, genera la boleta de pago y realiza el pago antes de la fecha límite.

Crédito Tributario del IVA: Conceptos Clave

El crédito tributario es el IVA pagado en tus compras y gastos que puedes deducir del IVA cobrado en tus ventas. Para que sea deducible y válido ante el SRI, las compras deben cumplir estos requisitos:

• Relacionamiento con la actividad: Las compras deben estar directamente relacionadas con tu giro de negocio.
• Comprobantes válidos: Facturas o documentos autorizados por el SRI correctamente emitidos.
• Proveedor registrado: El proveedor debe tener RUC activo y estar al día con sus obligaciones.
• Sustentación de costos y gastos: Para montos superiores a $5,000 se requiere comprobante de pago bancarizado.
• Deducibilidad del gasto: El gasto debe ser deducible para Impuesto a la Renta.
• Prohibiciones específicas: No aplica crédito tributario en vehículos (excepto activo fijo de la empresa), bienes de uso personal, entre otros.

Errores Comunes que Debes Evitar Absolutamente

Estos son los errores más frecuentes que cometen los contribuyentes y que pueden resultar en multas o problemas con el SRI:

• No declarar en cero: Creer que si no hubo movimiento no hay obligación de declarar (ERROR - siempre debes declarar).
• Duplicar facturas: Incluir la misma factura en múltiples períodos fiscales.
• Errores en clasificación de tarifas: Confundir ventas tarifa 15% con 0% o no objeto.
• Omitir notas de crédito: No restar las anulaciones o devoluciones del período.
• Declarar comprobantes no autorizados: Incluir facturas rechazadas o no autorizadas por el SRI.
• Aplicar mal las retenciones: Errores en porcentajes (30%, 70%, 100%) o bases imponibles.
• No validar sustentación: No verificar que compras grandes tengan medios de pago bancarizados.
• Incluir gastos personales: Mezclar gastos del negocio con gastos personales del propietario.

Sanciones y Multas por Incumplimiento 2025

El Código Tributario y el SRI establecen las siguientes sanciones:

• Multa por atraso: 3% mensual sobre el impuesto causado (mínimo $30, máximo el 100% del impuesto).
• Interés por mora: Se calcula sobre el impuesto no pagado según la tasa de interés trimestral vigente.
• Declaraciones en cero tardías: Multa fija de $30 por cada mes o fracción de mes de retraso.
• Información errónea o falsa: Multa del 5% hasta el 15% del monto mal declarado.
• No declarar (omisión): Multa del 3% mensual, más intereses, más posible clausura.
• Reincidencia: Las multas se duplican en caso de reincidencia dentro de 2 años.

"Acontplus transformó completamente nuestra gestión tributaria. La declaración de IVA que antes me tomaba 3 horas de trabajo manual, ahora la hago en 15 minutos con total confianza. El sistema organiza automáticamente todas mis ventas y compras por tarifa de IVA."

— Roberto Sánchez - Propietario, Ferretería y Materiales El Constructor

Cómo Acontplus Automatiza tu Declaración de IVA

Acontplus te ofrece herramientas inteligentes para simplificar todo el proceso:

• Clasificación automática por tarifa: Organiza todas tus ventas y compras automáticamente por tarifa de IVA (15%, 0%, no objeto).
• Cálculo preciso en tiempo real: Calcula automáticamente impuestos causados, créditos tributarios y retenciones.
• Reportes pre-configurados: Genera reportes con los datos exactos listos para copiar al formulario del SRI.
• Alertas inteligentes de vencimiento: Te notifica con 7, 3 y 1 día de anticipación antes de las fechas límite.
• Validación de comprobantes: Verifica automáticamente que todos los comprobantes estén autorizados por el SRI.
• Conciliación bancaria integrada: Rastrea automáticamente los pagos para cumplir con la sustentación de costos.
• Exportación directa a formularios: Datos listos en el formato exacto para el portal del SRI.
• Dashboard fiscal: Visualización en tiempo real de tu situación tributaria del mes.
• Historial completo: Acceso a todas las declaraciones anteriores con un clic.

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