Contabilidad Básica para Empresas en Ecuador 2025: Guía Fundamental

La contabilidad es el lenguaje de los negocios y una obligación legal para empresas en Ecuador. Esta guía te explica los fundamentos esenciales que todo empresario debe conocer para llevar una contabilidad ordenada, cumplir con el SRI y tomar decisiones financieras acertadas.

¿Quiénes Están Obligados a Llevar Contabilidad en Ecuador?

Según el Código Tributario ecuatoriano, están obligadas a llevar contabilidad:

• Todas las sociedades: Sin importar el capital o nivel de ingresos.
• Personas naturales que: Realicen actividades empresariales y al inicio de sus actividades o al 1º de enero operen con un capital superior a $60,000, o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio anterior sean superiores a $100,000, o cuyos costos y gastos anuales sean superiores a $80,000.
• Profesionales independientes: Cuyos ingresos superen los $100,000 anuales.
• Agentes de retención: Designados por el SRI.

Plan de Cuentas Contables

El plan de cuentas es el listado ordenado de todas las cuentas que utiliza una empresa para registrar sus operaciones. Se estructura en:

Estructura Básica del Plan de Cuentas:

• 1. ACTIVO: Bienes y derechos de la empresa (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades).
• 2. PASIVO: Obligaciones y deudas (cuentas por pagar, préstamos, obligaciones laborales).
• 3. PATRIMONIO: Capital aportado por socios y utilidades acumuladas.
• 4. INGRESOS: Todas las entradas por ventas y otras actividades.
• 5. GASTOS: Egresos necesarios para la operación del negocio.
• 6. COSTOS: Desembolsos directamente relacionados con la producción o adquisición de bienes para la venta.

Libros Contables Obligatorios

Las empresas obligadas a llevar contabilidad deben mantener los siguientes libros:

• Libro Diario: Registro cronológico de todas las transacciones mediante asientos contables.
• Libro Mayor: Resumen de movimientos por cada cuenta del plan de cuentas.
• Libro de Inventarios y Balances: Estado de situación inicial y balances anuales.
• Estados Financieros: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio.
• Libros auxiliares: Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, inventarios, etc.

Estados Financieros Principales

1. Balance General (Estado de Situación Financiera)

Muestra la situación financiera de la empresa en un momento específico. Estructura:

• ACTIVOS: Corrientes (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios) y No Corrientes (propiedades, equipos, intangibles).
• PASIVOS: Corrientes (deudas corto plazo) y No Corrientes (deudas largo plazo).
• PATRIMONIO: Capital social + Reservas + Utilidades retenidas.
• Ecuación fundamental: Activo = Pasivo + Patrimonio

2. Estado de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias)

Muestra los resultados de las operaciones durante un período. Estructura:

• Ingresos operacionales: Ventas de bienes y servicios
• (-) Costo de ventas: Costo de los productos vendidos
• (=) Utilidad bruta
• (-) Gastos operacionales: Administrativos, ventas, financieros
• (=) Utilidad operacional
• (+/-) Ingresos/gastos no operacionales
• (-) 15% Participación trabajadores
• (-) Impuesto a la renta
• (=) Utilidad neta

Principios de Contabilidad NIIF en Ecuador

Ecuador adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Principios fundamentales:

• Devengo: Registrar ingresos y gastos cuando ocurren, no cuando se cobran o pagan.
• Empresa en marcha: Suponer que la empresa continuará operando indefinidamente.
• Consistencia: Aplicar los mismos criterios contables período tras período.
• Prudencia: No sobrevalorar activos ni subvalorar pasivos.
• Importancia relativa: Revelar toda información que pueda afectar decisiones.
• No compensación: No compensar activos con pasivos ni ingresos con gastos.

Conciliación Bancaria: Proceso Mensual Esencial

La conciliación bancaria compara los registros contables con los estados de cuenta del banco. Pasos:

• 1. Obtén el estado de cuenta bancario del mes
• 2. Compara el saldo según bancos vs. saldo según libros
• 3. Identifica diferencias: depósitos en tránsito, cheques sin cobrar, notas de débito/crédito bancarias
• 4. Ajusta el libro bancos según corresponda
• 5. Verifica que ambos saldos conciliados coincidan
• 6. Documenta y archiva la conciliación

Cierre Contable Mensual y Anual

Cierre Mensual - Checklist:

• ✓ Registrar todas las facturas de ventas del mes
• ✓ Registrar todas las facturas de compras y gastos
• ✓ Realizar conciliaciones bancarias
• ✓ Ajustar inventarios (kardex)
• ✓ Calcular depreciaciones mensuales
• ✓ Provisionar gastos acumulados
• ✓ Generar estados financieros provisionales
• ✓ Preparar declaración de IVA

Cierre Anual - Pasos Adicionales:

• ✓ Realizar inventario físico completo (31 de diciembre)
• ✓ Ajustar provisiones (cuentas incobrables, garantías)
• ✓ Calcular participación de trabajadores (15%)
• ✓ Calcular impuesto a la renta
• ✓ Generar estados financieros auditados
• ✓ Preparar anexos para el SRI
• ✓ Declaración anual de Impuesto a la Renta